修訂部門 客戶服務(wù)課 X市ABC公司有限公司 文件編號(hào) QP-05
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一、目的： 　
　 依合約審查業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)之作業(yè)程序，以確保本公司與客戶間之雙方所需。 　
1. 各項(xiàng)要求均有明文規(guī)定。 　
2. 任何合約上不同的要求，皆已獲協(xié)調(diào)解決，并達(dá)共識(shí)。 　
3. 本公司確有能力達(dá)成合約訂單之要求。 　
4. 外包訂單各項(xiàng)要求均有明文規(guī)定，廠商依規(guī)定辦理。 　
二、范圍： 　
　 合約收發(fā)、確認(rèn)、答復(fù)之作業(yè)與協(xié)調(diào)。 　
三、定義： 　
1 合約：指客戶之采購單。 　
2 標(biāo)準(zhǔn)品：公司正式發(fā)行之工程圖所規(guī)范之量產(chǎn)品。 　
3 非標(biāo)準(zhǔn)品：標(biāo)準(zhǔn)品以外之產(chǎn)品。 　
四、權(quán)責(zé)： 　
　 參考作業(yè)流程。 　
五、內(nèi)容： 　
1. 作業(yè)流程 　
　
流 程
10, 53, 20, 37, 10, 31, 20, 37
權(quán)責(zé)單位
16, 51, 20, 37, 16, 39, 20, 37
記錄表單
　
　 　
　 合 約 受 理 客戶服務(wù)課 合約審查記錄表 　
　 2, 21, 29, 1, 2, 21, 29, 31 6, 43, 24, 15, 6, 43, 34, 16

客戶服務(wù)課
生管課
繪圖組/模具組
品管課
物管課
外購廠商包裝產(chǎn)品合約審查記錄表
　 合 約 審 查 　
　 合約審查記錄表 　
　 非標(biāo)
準(zhǔn)品 外購廠商包裝產(chǎn)品合約審查記錄表
　 標(biāo)
準(zhǔn)
品 　
　 樣 品 制 作 工程部 / 樣品組 　
　 　
　 回復(fù)客戶 客戶服務(wù)課 　
　 　
　 生產(chǎn)計(jì)劃擬定 生管課 生產(chǎn)計(jì)劃表
　
　
　 合約/訂單變更 客戶服務(wù)課 / 相關(guān)部門 合約變更審查記錄表
　
　
　 　 出 貨 　 　 生管課/船務(wù)組/物管課 　 　 　 出庫單 / 派車單 　

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1.1 “合約審查記錄表”（附件一）表單流程： 　
　 新產(chǎn)品 　
　 2, 0, 46, 15, 5, 40, 46, 15 10, 40, 46, 15, 18, 0, 46, 15
客戶服務(wù)課
工程部 品管課 物管課 模具組 生管課 　
　 舊產(chǎn)品 　
　 　
　 批 示 　
　 1.2 “外購廠商包裝產(chǎn)品之合約審查記錄表”（附件七）表單流程： 　
　 　
　 2, 0, 52, 15, 5, 40, 52, 15
客戶服務(wù)課
工程部 14, 31, 49, 27, 14, 31, 51, 2 7, 29, 51, 3, 14, 33, 51, 3
品管課
需提供包材 生管課 物管課 采購課 　
　 不需提供包材 　
　 　
　 批 示 　
2. 執(zhí)行方法： 　
　 2.1 合約確認(rèn)及受理： 　
　 2.1.1 客戶正式下單后，由客戶服務(wù)課負(fù)責(zé)客戶合約確認(rèn)及受理，并登入電腦以便追蹤記錄。
　 2.2 合約審查及接受： 　
　 2.2.1 客戶服務(wù)課于合約發(fā)出審查前先確定訂單性質(zhì)，選擇適當(dāng)之記錄表單。 　
　 2.2.2 客戶服務(wù)課將客戶合約/訂單中的訂單號(hào)碼、客戶、接單日期、交期、數(shù)量等重點(diǎn)要求
　 事項(xiàng)記錄于“合約審查記錄表”/“外購廠商包裝產(chǎn)品之合約審查記錄表”，交由相關(guān)部門進(jìn)
　 行審查作業(yè)。
　 2.2.2.1 若產(chǎn)品為標(biāo)準(zhǔn)品，客戶服務(wù)課將合約交由工程課確認(rèn)規(guī)格有無變更之后，直接交
　 生管課確認(rèn)交期。 　
　 2.2.2.2 若為新產(chǎn)品，客戶服務(wù)課則將合約交由工程部/模具組、品管課、物管課、生管
　 課、采購課等進(jìn)行審查作業(yè)。 　
　 2.2.3 工程部/模具組、物管課、品管課、生管課、采購課在記錄表權(quán)責(zé)欄內(nèi)填入備注或意見
　 后，依表單流程作業(yè)轉(zhuǎn)回客戶服務(wù)課。其上處理狀況如下：
　 2.2.3.1 如為標(biāo)準(zhǔn)品時(shí)，客戶服務(wù)課將轉(zhuǎn)回之“合約審查記錄表”作確認(rèn)無誤后，將其復(fù)印件
　 交生管課開立“制造通知單”安排生產(chǎn)。
　 2.2.3.2 如為新產(chǎn)品時(shí)，則由工程部/模具組、生管課、物管課、品管課、對(duì)該產(chǎn)品之規(guī)格、
　 品質(zhì)、檢測儀器設(shè)備、交期寫出意見后，再由業(yè)務(wù)部主管批示是否承接。
　 2.2.3.3 如工程部在進(jìn)行合約審查時(shí)發(fā)現(xiàn)有個(gè)別項(xiàng)目產(chǎn)品尚未確定規(guī)格而影響整張合約審查
　 時(shí)，可對(duì)合約中其它項(xiàng)目先進(jìn)行審查，將未確定之項(xiàng)目注明清楚交至下游審查部門
　 進(jìn)行審查，客戶服務(wù)課可將已審查好之項(xiàng)目回復(fù)客戶；當(dāng)工程圖確定后，由其針對(duì)
　 　 此確認(rèn)項(xiàng)目交各部門進(jìn)行審查。 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
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　 2.2.3.4 如為外購廠商包裝之產(chǎn)品，生管課則不用開立“制造通知單”。（具體操作方案按
　 所附外購品作業(yè)流程之管理程序）
　 2.2.3.5 如需先送樣品經(jīng)客戶確認(rèn)之產(chǎn)品則依據(jù)『樣品制作細(xì)則』進(jìn)行。 　
　 2.2.3.6 工程部對(duì)合約內(nèi)有關(guān)品質(zhì)要求或規(guī)范應(yīng)逐項(xiàng)核對(duì)其適切性。 　
　 2.2.3.7 對(duì)于客戶沒有明確要求的，在進(jìn)行合約審查時(shí)，工程部應(yīng)進(jìn)行識(shí)別法律法規(guī)的要
　 求以及產(chǎn)品固有特性需滿足的要求。
　 2.2.3.8 如客戶要求與產(chǎn)品法規(guī)要求相矛盾時(shí)，客戶服務(wù)課應(yīng)同客戶進(jìn)行聯(lián)絡(luò)溝通，確保合
　 約的要求必須符合有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的要求。 　
　 2.2.3.9 本公司不受理口頭訂單。 　
　 2.3 生產(chǎn)計(jì)劃書擬定： 　
　 2.3.1 生管課依『生產(chǎn)管理控制程序』排訂“生產(chǎn)計(jì)劃表”。 　
　 2.4 合約變更：當(dāng)合約發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)對(duì)變更之合約進(jìn)行重新審查。 　
　 2.4.1 如果合約尚未審查完畢時(shí)發(fā)生變更，則客戶服務(wù)課于正在審查之合約附上客戶變更內(nèi)
　 容交相關(guān)部門進(jìn)行變更審查。
　 2.4.1.1 如果合約變更未涉及到產(chǎn)品規(guī)格之變更，可只由物管課、采購課、生管課參與審查；
　 如合約變更涉及產(chǎn)品規(guī)格變更，則工程部/模具組也須參與審查。
　 2.4.2 當(dāng)合約審查已完畢，生管課已開立“制造通知單”安排生產(chǎn)，客戶服務(wù)課應(yīng)根據(jù)合約變更
　 內(nèi)容開立“合約變更審查記錄表”，附上客戶變更內(nèi)容盡速交相關(guān)部門進(jìn)行重審，審查完
　 畢客戶服務(wù)課將變更復(fù)印件交生管課開立“制造變更通知單”。
　 2.4.3 合約審查中如本公司不能滿足客戶需求時(shí)（如交期等），業(yè)務(wù)部應(yīng)以電子郵件或傳真
　 與客戶協(xié)調(diào)，并依客戶回復(fù)之電子郵件打印件或傳真對(duì)合約作相應(yīng)修改，經(jīng)業(yè)務(wù)部主管
　 簽核后，將合約復(fù)印件交生管課安排生產(chǎn)。
　 2.4.4 當(dāng)生產(chǎn)無法滿足審查交期時(shí)，責(zé)任單位應(yīng)于出貨前二日開立“延誤通知單”予客戶服務(wù)
　 課，由客戶服務(wù)課以傳真或電子郵件的形式通知客戶，客戶確認(rèn)后由業(yè)務(wù)部主管簽核
　 “延誤通知單”通知相關(guān)單位最新交期。 　
　 2.5 出貨：
　 2.5.1 船務(wù)組依訂單之最終交期和客戶要求以及生管課之“出庫單”開立“派車單”。由船
　 務(wù)組聯(lián)系船運(yùn)及貨運(yùn)協(xié)調(diào)工作，并將出貨時(shí)間、嘜頭、箱數(shù)及時(shí)通知客戶；物管課依
　 『物料管理程序』辦理出貨。
六、參考文件: 　
1. 樣品制作細(xì)則（WI-05-01） 　
2. 生產(chǎn)管理控制程序（QP-09） 　
3. 物料管理程序（QP-11） 　
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七、附件: 　
1. 合約審查記錄表…………...........................….……….附件一 　
2. 合約變更審查記錄表………...........................………..附件二 　
3. 制造通知單……...............................…………………..附件三 　
4. 制造變更通知單…...........................……………..........附件四 　
5. 出庫單….............................………..…………………..附件五 　
6. 派車單…..………..…...........................………………..附件六 　
7. 外購廠商包裝產(chǎn)品之合約審查記錄表.............…..…..附件七 　
8. 延誤通知單…..………..…...........................…………..附件八 　
八、記錄之保存: 　
1. 合約審查記錄表、外購廠商包裝產(chǎn)品之合約審查記錄表、合約變更審查記錄表由客戶服務(wù)課
　 保存三年； 　
2. 派車單由船務(wù)組保存三年； 　
3. 制造通知單、制造變更通知單、出庫單由生管課保存一年。 　
4. 延誤通知單由生管課和客戶服務(wù)課各自保存半年。 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　


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合約審查管理程序
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文件編號(hào) QP - 05

版 次 B

制訂日期 2002年11月29日

生效日期 2002年11月29日


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